Ende 2000 hatte die Stiftung Pro Helvetia dem EDI als ihrem Aufsichtsorgan konkrete Vorschläge zur Reform ihrer Strukturen und Abläufe gemäss dem im Vorjahr vom Stiftungsrat verabschiedeten Modell „Renovation“ unterbreitet [5]. Im Februar erteilte ihr das Departement klare Vorgaben; diese betrafen die rasche Umsetzung der Reformen, die Neubesetzung des Stiftungsrates, eine deutliche Straffung der Strukturen, die Klärung der Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der verschiedenen Stiftungsorgane sowie eine effizientere Behandlung der Unterstützungsgesuche [6]. Im Mai hiess der Stiftungsrat die in diesem Sinn überarbeiteten Statuten in den Grundzügen nahezu einstimmig gut; insbesondere wurde beschlossen, den Stiftungsrat auf die gesetzlich vorgeschriebene Mindestzahl von 25 Mitgliedern zurückzuführen. Er wird neu aus einem personell reduzierten Leitenden Ausschuss, der für die operativen Belange zuständig ist, und einem Expertenrat bestehen, der sich eher grundsätzlicher Fragen (grössere oder umstrittene Gesuche sowie eigene Projekte) annimmt. Die Geschäftsleitung erhält die Kompetenz, vier Fünftel der Gesuche selber zu entscheiden; die Stellung des Direktors wird im Bereich der Zielsetzungsprozesse und bei interdisziplinären Projekten aufgewertet. Mitte August wurden die bereinigten, per 1.1.2002 in Kraft tretenden Reglementsänderungen definitiv verabschiedet. Anfangs Dezember bestellte der Bundesrat den neuen Stiftungsrat; dabei fiel auf, dass drei der sieben Mitglieder des Leitenden Ausschusses nicht aus der Kulturszene, sondern aus dem Management stammen [7].

„Präsenz Schweiz“, die neue Auslandlobby des Bundes, und Pro Helvetia unterzeichneten eine Vereinbarung, welche die Kompetenzen der beiden Organisationen regelt. Es ist vorgesehen, dass das kulturelle Schaufenster im Ausland zum Gegenstand eines regelmässigen Informations- und Meinungsaustauschs zwischen den involvierten Stellen wird. Gemäss EDA sind auf operationeller Ebene verschiedene Koordinationsgruppen unter der Federführung von „Präsenz Schweiz“ vorgesehen [8].