Im Februar 2018 hatte Claude Janiak (sp, BL) in einem Postulat gefordert, dass die Umsetzung des Bundesgesetzes über die Archivierung (BGA), welches im Jahr 1998 verabschiedet worden war, evaluiert und das weitere Vorgehen dargelegt werden soll. In Erfüllung des Postulats veröffentlichte der Bundesrat im September 2021 seinen Bericht zur Umsetzung des Archivierungsgesetzes, der auf Auswertungen des Forschungsbüros «Büro Vatter» beruhte. Der Bericht zog grundsätzlich ein positives Fazit zu den im BGA festgelegten Archivierungsabläufen, diese hätten sich bewährt. Nichtsdestotrotz eröffneten die Auswertungen insgesamt neun Handlungsfelder, aufgrund derer der Bundesrat verschiedene Massnahmen definierte.
Die konsequente Umsetzung der Ordnungssysteme sowie der neuen digitalen Informationsverwaltung soll durch sogenannte «GEVER-Systeme» sichergestellt werden, forderte der Bundesrat. Zudem soll ein «Aufräumprojekt» gestartet werden, wodurch liegengebliebene Unterlagen in diversen Archivierungsstellen doch noch ihren Weg ins Archiv finden sollen. Da die Weisungs- und Aufsichtskompetenzen des Bundesarchivs nicht genügten, um die gesetzlichen Standards durchsetzen zu können, soll entschieden werden, ob die Eigenverantwortung der archivierenden Stellen oder die Durchsetzungsmacht des Bundesarchives gestärkt werden soll. Weiter soll untersucht werden, ob es neue Arten der Archivierung gibt, die der rasant fortschreitenden Digitalisierung auch in Zukunft gerecht werden können. Um diese Probleme anzugehen, wurde das Bundesarchiv beauftragt, in Zusammenarbeit mit den betreffenden Stakeholdern Lösungen auszuarbeiten und umzusetzen.
Die weiteren Probleme, welche der Bericht aufzuzeigen vermochte, benötigten gemäss Bundesrat eine Revision des BGA, weshalb das EDI damit beauftragt wurde, bis Ende 2021 ein Aussprachepapier zu allfälligen Gesetzesänderungen zu erarbeiten. Darunter fiel etwa die Frage, ob die Einführung einer Kontrollinstanz, welche die Rechtmässigkeit einer Verlängerung von Schutzfristen gewisser Dokumente überwacht, nötig ist. Zudem sollen die Einspruchsmöglichkeiten bei der Verwehrung des Zugangs zu gewissen Dokumenten überarbeitet werden, da diese sehr komplex und mit hohen Kostenfolgen verbunden sind. Zuletzt gibt es seit der Einführung des Öffentlichkeitsgesetzes (BGÖ) nebst dem BGA ein zweites Regelwerk, was teilweise zu Widersprüchen in der gesetzlichen Grundlage führt, die es zu beheben gelte. Ausserdem sei zu diesem Zeitpunkt nicht gewährleistet, dass alle Stellen, welche dem BGA unterstellt seien, auch dementsprechend archivieren würden. Schliesslich bestünde eine Kluft zwischen dem Soll- und Ist-Zustand bei selbstständig Archivierenden. Hier sei zu klären, ob eine Vereinheitlichung aller archivierenden Stellen unter dem RVOG sinnvoll wäre.
Umsetzung des Bundesgesetzes über die Archivierung (Po. 18.3029)