Wie gut hat das Krisenmanagement der Bundesverwaltung während der Covid-19-Pandemie funktioniert? Mit dieser Frage beschäftigte sich die BK in zwei Berichten, die zwei verschiedene Phasen «der grössten gesundheitlichen und wirtschaftlichen Krise seit dem Zweiten Weltkrieg» für die Schweiz beleuchteten, wie der erste Bericht der Bundeskanzlei zum Krisenmanagement in der Exekutive einleitete. Der erste Bericht behandelte die Monate Februar bis August 2020; der zweite Bericht die Monate August 2020 bis Oktober 2021.
Der erste Bericht lag am 11. Dezember 2020 vor und beschrieb folgende Ausgangslage: Am 28. Februar hatte der Bundesrat aufgrund der raschen Verbreitung des Coronavirus gestützt auf das Epidemiengesetz die besondere und am 16. März die ausserordentliche Lage verkündet. Das öffentliche Leben wurde in der Folge stark eingeschränkt und «das Krisenmanagement der Bundesverwaltung lief auf Hochtouren». Mehr als 20 Krisenstäbe und Task-Forces waren laut Bericht aktiv und Bundesrat, Departemente und Bundeskanzlei wurden sehr stark in Anspruch genommen. Ab dem 27. April 2020 wurden die verhängten Massnahmen wieder schrittweise gelockert und am 19. Juni 2020 kehrte die Schweiz in die besondere Lage gemäss Epidemiengesetz zurück, womit sich die Krisenbewältigung vermehrt wieder vom Bund auf die Kantone verlagerte. Bereits am 20. Mai 2020, also noch während der ausserordentlichen Lage, hatte der Bundesrat die BK beauftragt, einen Bericht zum Krisenmanagement zu verfassen und daraus bis Ende 2020 Empfehlungen herzuleiten.
Dieser Bericht stützte sich auf Befragungen von Mitarbeitenden in Bundes- und Kantonsverwaltungen, auf Interviews wichtiger Akteurinnen und Akteure aus Politik, Wissenschaft und Wirtschaft und auf Dokumentenanalysen. Im Grossen und Ganzen zogen die Verfasserinnen und Verfasser des Berichtes einen positiven Schluss bezüglich des Krisenmanagements in der Exekutive: Die Bundesverwaltung habe mehrheitlich «effektiv gearbeitet». Allerdings wurde auf Mängel in der Effizienz des Krisenmanagements hingewiesen. Konkret beleuchtete der Bericht fünf Themenbereiche, zu denen konkrete Empfehlungen formuliert wurden:
Das erste Themenfeld umfasste die Zusammenarbeit mit den Kantonen, die zwar gut funktioniert habe, bei der aber Unklarheit hinsichtlich Zuständigkeiten und Informationsaustausch bestehe. Hier brauche es klar definierte Kontaktstellen und geregelte Informationsprozesse. Die Kantone müssten zudem angehört und informiert werden, bevor der Bundesrat eine Entscheidung fälle und bevor die Medien die entsprechenden Informationen erhalten. Beim Übergang von der ausserordentlichen in die besondere Lage müsse zudem die Koordination zwischen Bund und Kantonen verstärkt werden.
Der zweite Themenbereich behandelte die Entscheidungsgrundlagen und Notverordnungen – im Bericht als «Produkte» bezeichnet. Diese seien von guter Qualität gewesen, allerdings hätten sich die Kantone präzisere Erläuterungen zu den Verordnungen gewünscht. Schlecht funktioniert habe das Daten- und Informationsmanagement, weil sich die verschiedenen Informationsübermittlungs- und -aufbereitungssysteme als wenig kompatibel erwiesen hätten.
Zwar seien die rechtlichen Grundlagen und Krisenpläne – Gegenstand des dritten Themenfeldes – vorhanden und klar gewesen und hätten eine «situationsgerechte Reaktion» erlaubt. Zu wenig vorbereitet sei man jedoch auf die Planung, Beschaffung, Finanzierung und Lagerhaltung kritischen Materials (z.B. medizinischer Güter) gewesen. Zudem habe es an Regeln für die Zusammensetzung und Koordination von Krisenstäben gefehlt. Das Bundespersonal müsse künftig besser auf Krisen vorbereitet und für einen flexibleren Kriseneinsatz geschult werden.
Im vierten Themenfeld sei der Einbezug von externen Akteurinnen und Akteuren – etwa aus Wissenschaft oder Wirtschaft – «in ausreichendem Masse» erfolgt, so der Bericht. Allerdings habe dieser wenig systematisch und teilweise zu spät stattgefunden. Die entsprechenden, bereits existierenden Netzwerke sollten deshalb ausgebaut werden, empfahl der Bericht.
Das fünfte Themenfeld war der Kommunikation gewidmet. Dank seiner «durchwegs als positiv und vertrauensbildend bewerteten» externen Kommunikation sei der Bundesrat «als kohärent agierendes Gremium wahrgenommen» worden, so der Bericht. Die verwaltungsinterne Kommunikation sei hingegen bei den Befragungen als nicht rechtzeitig und unpräzis kritisiert worden. Hier brauche es eine Verbesserung der Informationswege.

In einer Medienmitteilung wies der Bundesrat darauf hin, dass beim Verfassen des Berichts nicht absehbar gewesen sei, dass nach der ersten Pandemiewelle noch eine «schwierigere zweite» Welle folgen würde. Der Bericht werde entsprechend genutzt, um das aktuelle, dieser ersten Welle folgenden Krisenmanagement zu verbessern und um einige Empfehlungen rasch umzusetzen. Im zweiten Bericht sei dann zu untersuchen, weshalb das Krisenmanagement, das sich in der ersten Welle bewährt habe, «mit der zweiten Welle in viel grössere Schwierigkeiten geriet».

Der zweite Bericht der Bundeskanzlei zur «Auswertung des Krisenmanagements der Bundesverwaltung in der Covid-19-Pandemie», der am 22. Juni 2022 vorgelegt wurde, beleuchtete die zweite Phase der Covid-19-Krise von August 2020 bis Oktober 2021. Die Evaluation habe sich auf die Zusammenarbeit mit den Kantonen, mit der Wissenschaft und mit anderen Ländern konzentriert, so der Bericht. Wie schon für den ersten Bericht waren erneut verschiedene Akteurinnen und Akteure online befragt und interviewt worden. Darüber hinaus wurden ein Bericht über einen internationalen Vergleich wissenschaftlicher Politikberatung und bereits bestehende Evaluationen beigezogen, sowie Themenworkshops zu spezifischen Fragen durchgeführt. Aus diesen verschiedenen Grundlagen gehe insgesamt hervor, dass das Krisenmanagement zu Beginn der zweiten untersuchten Phase, also im Herbst und Winter 2020 von den Befragten wesentlich kritischer beurteilt wurde als in den nachfolgenden Zeitabschnitten (Frühling bis Herbst 2021). Die verschiedenen Erkenntnisse wurden im Bericht in neun Handlungsfelder unterteilt, in denen Handlungsbedarf bestehe, dem mit insgesamt 13 Empfehlungen nachgegangen werden soll.
Handlungsfeld 1 betraf die Krisenorganisation der Bundesverwaltung selber. In einer «komplexen Krise» brauche es mehr interdepartementale Zusammenarbeit, um eine ganzheitliche Übersicht behalten zu können, so der Bericht. Es seien entsprechende Gefässe zu schaffen und auf strategischer Ebene zu bestimmen, wer welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten übernehmen soll. Auf operativer Ebene soll geregelt werden, wie das Krisenmanagement zwischen Departementen organisiert und koordiniert werden soll. Der Bericht forderte, dass das VBS und die BK federführend entsprechende Vorschläge ausarbeiten.
Handlungsfeld 2 fasste die Probleme bei der Koordination zwischen Bund und subnationalen Behörden zusammen. Eine verbesserte Koordination brauche es laut Bericht insbesondere beim Wechsel von der ausserordentlichen Lage – hier ist der Bund für das Krisenmanagement verantwortlich – zur besonderen Lage – hier stehen die Kantone stärker in der Verantwortung. Auch in der ausserordentlichen Lage muss der Bund die Kantone freilich vor dem Beschluss einer (Not-)Verordnung anhören. Im Gegensatz zu den medialen Diskussionen, in denen die «Krisentauglichkeit des Föderalismus» in Frage gestellt worden seien, würden die Befragungsdaten des Berichts eher darauf hindeuten, dass der Föderalismus die Prozesse zwar verlangsamt habe, «aber am Ende zu besseren und adäquateren Lösungen» geführt habe. Trotzdem müssten die Kantone künftig besser ins Krisenmanagement einbezogen werden, indem etwa auch der Informationsfluss zwischen den föderalen Ebenen verbessert werde. Der Bericht empfahl, weitere Massnahmen in diesem Handlungsfeld auch auf der Basis des Berichts der KdK zur Zusammenarbeit zwischen Bund und Kantonen während der Krise auszuarbeiten.
In Handlungsfeld 3 wurde die Zusammenarbeit der Bundesverwaltung mit der Wissenschaft problematisiert. Insgesamt habe die Pandemie die Bedeutung des Einbezugs wissenschaftlicher Expertise deutlich aufgezeigt. Diese müsse künftig besser und systematischer organisiert werden. Ständige wissenschaftliche Beiräte, die in anderen Ländern etabliert seien, seien in der Schweiz eher selten. Auch die Covid-Task-Force, sei auf Initiative der Wissenschaft Ende März 2020 lediglich als Ad-hoc-Beratungsgruppe gegründet worden. Wissenschaftliche Beratung sei aber nicht nur durch diese «Science Task Force» angeboten worden, sondern auch mittels bereits bestehender Strukturen (z.B. in Form von ausserparlamentarischen Kommissionen, wie etwa der Eidgenössischen Kommission für Impffragen). In seiner Empfehlung wies der Bericht zudem auf ein Postulat von Matthias Michel (fdp, ZG; Po. 20.3280) hin, das einen Massnahmenkatalog zum besseren und präventiven Einbezug der Wissenschaft in Krisensituationen fordert.
Die Zusammenarbeit zwischen Bundesverwaltung und Parlament während der Krise war Gegenstand von Handlungsfeld 4. Die Befragten seien in der übergrossen Mehrheit der Meinung, dass diese Zusammenarbeit gut funktioniert habe. Problematisch sei aber die Arbeitsbelastung gewesen. Für das Parlament sei diese deshalb hoch gewesen, weil zwischen den Sessionen keine dringlichen Bundesgesetze verabschiedet werden konnten und deshalb während der Sessionen mit diesen zusätzlichen Traktanden noch mehr Geschäfte zu behandeln gewesen seien als normal. Die Verwaltung wiederum musste eine sehr hohe Zahl an Vorstössen (insbesondere Fragen und Interpellationen) beantworten, «in denen oft dieselben oder sehr ähnliche Fragen gestellt wurden». Aber auch die verlangte höhere Präsenz bei Kommissionssitzungen habe das aufgrund der Krise bereits stark geforderte Bundespersonal zusätzlich belastet. Es müsse deshalb dafür gesorgt werden, dass Parlamentsmitglieder informiert würden, ohne dass diese mit Vorstössen operieren müssten.
Handlungsfeld 5 beschrieb die internationale Zusammenarbeit der Bundesverwaltung. Diese sei grundsätzlich als positiv empfunden worden, fasste der Bericht zusammen. Das Krisenmanagement habe stark von internationalen Austausch- und Informationsplattformen profitiert. Die Schweiz müsse trotz schwieriger Beziehung mit der EU darauf achten, weiterhin Zugang zu diesen Informationsgrundlagen zu erhalten. Empfohlen wurde hier eine Bestandsaufnahme von internationalen Informationsplattformen, die für ein effektives Krisenmanagement als notwendig erachtet würden.
In Handlungsfeld 6 wurden die personellen Ressourcen für das interne Krisenmanagement diskutiert. Die entsprechenden rechtlichen Grundlagen (Epidemiengesetz, Influenza-Pandemieplan Schweiz, Verordnung des Bundesstabes Bevölkerungsschutz, Weisungen über die Sicherheitspolitische Führung des Bundesrates, Weisungen über das Krisenmanagement in der Bundesverwaltung) müssten revidiert werden und das «Wissensmanagement», das die Erinnerung an die Lehren aus der Krise wach halten könne, müsse gestärkt werden. Zudem müssten Konsultationen der verschiedenen involvierten Akteure mit Hilfe von Digitalisierung vereinfacht werden, damit sie dem Tempo einer Krise gerecht würden.
Handlungsfeld 7 war Personalfragen im Sinne der zusätzlichen Belastung während der Krise gewidmet. Diese Belastung sei sehr ungleich verteilt gewesen. Bei den federführenden Departementen und im BAG habe der Arbeitsaufwand während der Krise «markant zugenommen», während in anderen Ämtern aufgrund der Schutzmassnahmen die Arbeit eher geruht habe. Als problematisch wurde beurteilt, dass keine rasche Personalaufstockung für die stark belasteten Amtsstellen möglich gewesen war. In Zukunft müsse die «Durchhaltefähigkeit der Bundesverwaltung» durch einen temporären Austausch von Personalressourcen zwischen verschiedenen Ämtern geregelt und verbessert werden.
In Handlungsfeld 8 wurde das Datenmanagement untersucht. Die unterschiedlichen IT-Systeme und Datenformate in den Kantonen und auf Bundesebene seien eine Herausforderung gewesen, urteilte der Bericht. Gefordert wurde entsprechend eine Standardisierung des Datenaustausches auf nationaler Ebene. Die geplante Revision des Epidemiengesetzes solle «zur Verwendung einheitlicher, international anerkannter Standards für den digitalen Informationsaustausch zu übertragbaren Krankheiten» verpflichten, so die entsprechende Empfehlung.
Handlungsfeld 9 schliesslich widmete sich der Kommunikation während der Krise. Mehr als zwei Drittel der Befragten waren der Meinung, die Kommunikation mit den Medien und der Bevölkerung habe gut funktioniert. Allerdings seien behördliche Informationen zu wenig über soziale Medien verbreitet worden und hätten die fremdsprachige Bevölkerung zu wenig gut erreicht. Dies müsse verbessert werden, so die darauf aufbauende Empfehlung.
Der Bericht kam zudem zum Schuss, dass es auf strategischer Ebene Grundlagen für eine bessere Antizipation von Krisen brauche. Dies könne durch einen systematischeren Einbezug von Fachpersonen aus Wissenschaft und Verwaltung verbessert werden. Auch die internationale Zusammenarbeit würde helfen, frühzeitig vor Krisen zu warnen und Szenarien für Krisenentwicklungen zu erarbeiten, mit denen man sich adäquater vorbereiten könne.

Der Bundesrat nahm Kenntnis vom Bericht und leitete die Empfehlungen laut einer Medienmitteilung an die Departemente und die BK zur Planung deren Umsetzung weiter.