E-Signatur für verwaltungsinterne Dokumente (Po. 18.3502)

Als PDF speichern

Stillschweigend nahm der Nationalrat in der Herbstession 2018 ein vom Bundesrat zur Annahme beantragtes Postulat von Marcel Dobler (fdp, SG) an, mit dem dieser die standardmässige Einführung einer E-Signatur für verwaltungsinterne Dokumente fordert. Der St. Galler Freisinnige hatte bereits eine Motion mit der gleichen Stossrichtung eingereicht (Mo. 18.3008), bei welcher der Bundesrat in seiner Antwort zwar seine grundsätzliche Bereitschaft signalisiert hatte, die Möglichkeiten prozessgesteuerter Dokumentation zu nutzen, es hierfür vorgängig aber noch vertiefter Abklärungen bedürfe. Aus diesem Grund hatte Dobler seine Motion zurückgezogen und ein Postulat eingereicht. In seiner Begründung betonte er, dass die E-Signatur die Kosteneffizienz der Bundesverwaltung steigere.

Ende Juni 2021 legte der Bundesrat den Bericht zum Postulat von Marcel Dobler (fdp, SG) vor. Die E-Signatur für verwaltungsinterne Dokumente, die vom Freisinnigen gefordert wird, wurde im Bericht zuerst definiert. So gibt es eine einfache und eine fortgeschrittene elektronische Signatur. Die einfache Signatur kann keiner Person zugeordnet werden und erlaubt entsprechend auch keine Identifizierung einer Person. Die fortgeschrittene Signatur gehört hingegen einem Inhaber oder einer Inhaberin persönlich, kann diese eindeutig identifizieren und wird ausschliesslich von diesen kontrolliert. Darüber hinaus gibt es geregelte und qualifizierte elektronische Signaturen, welche persönlich sind und ein höheres Sicherheitsniveau erreichen, sowie geregelte elektronische Siegel, die auf Organisationen ausgestellt sind. In der Bundesverwaltung werden fortgeschrittene elektronische Signaturen verwendet – so der Bericht. Zudem verfügten alle Mitarbeitenden des Bundes über ein Authentifizierungs- und ein Verschlüsselungszertifikat. Weiter wurde im Bericht angemerkt, dass es in der Verwaltung nur wenige Dokumente gebe, bei denen explizit eine Signatur verlangt wird. Mit der elektronischen Geschäftsverwaltung werde zudem die Nachverfolgung von Änderungen auf Dokumenten garantiert und transparent gemacht. Schwieriger gestalte sich hingegen der Verkehr mit Akteuren ausserhalb der Bundesverwaltung, da dort elektronische Signaturen noch nicht Standard seien.
Insgesamt kam der Bericht zum Schluss, «das kaum Handlungsbedarf besteht». Als mögliche Massnahme wurde vorgeschlagen, dass der Bund Verhandlungen für Regelungen für elektronische Signaturen mit der EU und wichtigen Partnerländern vorantreibt. Darüber hinaus sollen vor allem intern eher Vereinfachungen angestrebt werden; etwa indem keine elektronischen Signaturen, sondern lediglich elektronische Bestätigungen eingesetzt würden, wo Ersteres nicht unbedingt nötig sei. Qualifizierte Signaturen sollen hingegen im Verkehr mit Partnerinnen und Partnern ausserhalb der Bundesverwaltung angewendet werden.

In der Sommersession 2022 stimmte der Nationalrat der Abschreibung des Postulats Dobler (fdp, SG) zur Einführung einer E-Signatur für verwaltungsinterne Dokumente zu. Mit Vorlegen des Berichts war das Postulat erfüllt worden.