Umsetzung des Bundesgesetzes über die Archivierung (Po. 18.3029)

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Mit der Überweisung eines Postulats Janiak (sp, BL) in der Sommersession 2018 wurde der Bundesrat beauftragt, die Umsetzung des Bundesgesetzes über die Archivierung (BGA) mittels eines Berichtes zu evaluieren, dessen neue Herausforderungen zu identifizieren und entsprechende Empfehlungen für dessen Weiterentwicklung und Praxisanwendung abzugeben. Seit der Verabschiedung des aktuellen BGA im Jahre 1998 haben sich im Bereich der Digitalisierung, der Verwaltungspraxis und auch im rechtlichen Umfeld rasante Entwicklungen eingestellt und unterschiedliche Vollzugspraktiken etabliert. Besonders in diesen Bereichen gelte es folglich auch Fragen von grossem Interesse zu klären. So möchte der Postulant beispielsweise wissen, wie sich die Digitalisierung auf die Aktenführung auswirke und wie die Archivierung nach der Einführung der elektronischen Geschäftsverwaltung (Gever) sichergestellt bzw. welcher Behörde in welchem Umfang die entsprechende Kompetenz zur Sicherstellung zugewiesen werde. Auch stellte er die Frage, wer im konkreten Fall sicherstellen könne, dass dem BGA unterstellte Bundesorgane die Unterlagen nicht horteten und auch nicht ohne Zustimmung des Bundesarchivs vernichteten. Ebenfalls von grossem Interesse seien die Fragen nach der einheitlichen Umsetzung und Missbrauchsverhinderung bezüglich der ordentlichen Schutzfrist von aktuell 30 Jahren und nach Lösungen, um Zielkonflikte mit dem Persönlichkeitsschutz nicht zulasten der Forschungsfreiheit aufzulösen. Weitere Punkte bezogen sich auf den Umgang mit dem Archivgut und dessen Handhabung bezüglich der unterschiedlichen Freigabemöglichkeiten durch die verschiedenen Bundesorgane sowie auf die Einhaltung der Trennung der Einsichtnahme in Archivgut von dem Öffentlichkeitsgesetz. Der Bundesrat pflichtete dem Postulanten in seiner Stellungnahme gänzlich bei und erachtete es, gerade aufgrund der langen Zeitspanne seit des Inkrafttretens des BGA, ebenfalls als sinnvoll, eine Evaluation des Vollzugs vorzunehmen, weshalb er die Annahme des Postulats beantragte. Im Ständerat wurde der Vorstoss sodann diskussionslos angenommen. In seinen einführenden Erläuterungen versäumte es Claude Janiak denn auch nicht, auf den Auslöser dieses Postulats zu verweisen: Die Behandlung des Berichtes Cornu zur P-26 in der GPDel und die in diesem Zusammenhang verschwundenen Akten mit den entsprechenden Beilagen zum Bericht – wobei er betonte, dass die GPDel im Rahmen dieses Postulats nicht an der Aufarbeitung der Geheimarmee sei.

Im Februar 2018 hatte Claude Janiak (sp, BL) in einem Postulat gefordert, dass die Umsetzung des Bundesgesetzes über die Archivierung (BGA), welches im Jahr 1998 verabschiedet worden war, evaluiert und das weitere Vorgehen dargelegt werden soll. In Erfüllung des Postulats veröffentlichte der Bundesrat im September 2021 seinen Bericht zur Umsetzung des Archivierungsgesetzes, der auf Auswertungen des Forschungsbüros «Büro Vatter» beruhte. Der Bericht zog grundsätzlich ein positives Fazit zu den im BGA festgelegten Archivierungsabläufen, diese hätten sich bewährt. Nichtsdestotrotz eröffneten die Auswertungen insgesamt neun Handlungsfelder, aufgrund derer der Bundesrat verschiedene Massnahmen definierte.
Die konsequente Umsetzung der Ordnungssysteme sowie der neuen digitalen Informationsverwaltung soll durch sogenannte «GEVER-Systeme» sichergestellt werden, forderte der Bundesrat. Zudem soll ein «Aufräumprojekt» gestartet werden, wodurch liegengebliebene Unterlagen in diversen Archivierungsstellen doch noch ihren Weg ins Archiv finden sollen. Da die Weisungs- und Aufsichtskompetenzen des Bundesarchivs nicht genügten, um die gesetzlichen Standards durchsetzen zu können, soll entschieden werden, ob die Eigenverantwortung der archivierenden Stellen oder die Durchsetzungsmacht des Bundesarchives gestärkt werden soll. Weiter soll untersucht werden, ob es neue Arten der Archivierung gibt, die der rasant fortschreitenden Digitalisierung auch in Zukunft gerecht werden können. Um diese Probleme anzugehen, wurde das Bundesarchiv beauftragt, in Zusammenarbeit mit den betreffenden Stakeholdern Lösungen auszuarbeiten und umzusetzen.
Die weiteren Probleme, welche der Bericht aufzuzeigen vermochte, benötigten gemäss Bundesrat eine Revision des BGA, weshalb das EDI damit beauftragt wurde, bis Ende 2021 ein Aussprachepapier zu allfälligen Gesetzesänderungen zu erarbeiten. Darunter fiel etwa die Frage, ob die Einführung einer Kontrollinstanz, welche die Rechtmässigkeit einer Verlängerung von Schutzfristen gewisser Dokumente überwacht, nötig ist. Zudem sollen die Einspruchsmöglichkeiten bei der Verwehrung des Zugangs zu gewissen Dokumenten überarbeitet werden, da diese sehr komplex und mit hohen Kostenfolgen verbunden sind. Zuletzt gibt es seit der Einführung des Öffentlichkeitsgesetzes (BGÖ) nebst dem BGA ein zweites Regelwerk, was teilweise zu Widersprüchen in der gesetzlichen Grundlage führt, die es zu beheben gelte. Ausserdem sei zu diesem Zeitpunkt nicht gewährleistet, dass alle Stellen, welche dem BGA unterstellt seien, auch dementsprechend archivieren würden. Schliesslich bestünde eine Kluft zwischen dem Soll- und Ist-Zustand bei selbstständig Archivierenden. Hier sei zu klären, ob eine Vereinheitlichung aller archivierenden Stellen unter dem RVOG sinnvoll wäre.